¿Verlies je liquiditeit omdat je vergeet de factuur te sturen wanneer je een belangrijke fase van het project hebt afgerond?
Bureaus, consultancy's of ingenieursbureaus factureren vaak hun klanten in verschillende delen: een aanbetaling, een betaling halverwege en een bij de oplevering. Het probleem is dat het technische team in hun eigen beheertool werkt en de administratie een andere gebruikt. Wanneer een mijlpaal is bereikt, waarschuwt niemand. De weken verstrijken, je levert het werk af en je bedrijf financiert het project gratis terwijl je bankrekening leegloopt.
De valstrik van handmatige opvolgingsvergaderingen
Veel managers proberen dit op te lossen door het hele team op vrijdagen bijeen te roepen om te vragen in welk stadium elke klant zich bevindt en wat er gefactureerd kan worden. Afhankelijk zijn van mondelinge communicatie om het geld dat je toekomt te innen, is je eigen winstgevendheid verstikken.
Onze oplossing: Factureringsdatabase op Basis van Mijlpalen
Bij LANZAESTUDIO ontwerpen we een maatwerksysteem dat je productiegebied verbindt met je boekhoudafdeling. We bouwen een gecentraliseerde database waar technische voortgangen automatische betalingsherinneringen triggeren.
- Synchronisatie van Afdelingen: Wanneer een technicus een fase als voltooid markeert in het systeem, ontvangt de administratie onmiddellijk een waarschuwing om de bijbehorende factuur te versturen.
- Blokkering van Volgende Fasen: We stellen nauwkeurige regels in zodat het team de volgende fase van het project niet kan starten als de klant de vorige mijlpaal nog niet heeft betaald.
- Cashflowprognose: Het hoofdscherm vergelijkt de geschatte leverdata met de openstaande bedragen, zodat je precies kunt zien hoeveel geld deze maand binnenkomt.
- Vroegtijdige Betalingsherinneringen: De database detecteert of een voltooide mijlpaal langer dan de afgesproken dagen onbetaald blijft, en markeert het project rood om actie te ondernemen.
De Werkelijke Impact op de Kasstroom van je Bedrijf
- Gegarandeerde Tijdige Inkomsten: Je elimineert interne vertragingen bij het versturen van facturen, waardoor je ervoor zorgt dat het geld op het juiste moment op je bankrekening binnenkomt.
- Bescherming tegen Wanbetalers: Door automatisch het technische werk stil te leggen als er niet is betaald, voorkom je dat je hele projecten levert die vervolgens onmogelijk te factureren zijn.
- Geen Administratieve Stress: Je accountmanager hoeft de technici niet te achtervolgen om te weten wat er is geleverd; het systeem geeft de informatie op een presenteerblaadje.