Votre équipe d'accueil perd-elle de précieuses minutes à chaque appel en demandant au client son identifiant ou son nom pour qu'il puisse rechercher manuellement son dossier sur l'ordinateur ?
Dans les entreprises comme les cliniques dentaires, les cabinets d’avocats ou les ateliers, le téléphone est l’artère principale. Le problème est que votre ligne téléphonique et votre programme de gestion sont complètement déconnectés. Lorsqu'un client régulier appelle pour modifier un rendez-vous ou s'enquérir de son dossier, la réceptionniste doit l'interroger pour l'identifier. Ce processus manuel retarde le service, génère des files d'attente d'appels manqués et projette l'image d'une entreprise dépassée qui ne connaît pas ses propres clients.
Le piège des standards physiques obsolètes
Pour tenter d'améliorer le service, de nombreuses PME restent liées à des contrats toxiques avec des opérateurs de télécommunications qui installent des téléphones physiques avec des câbles et des standards en plastique. Lier vos communications professionnelles à un appareil en plastique qui ne communique pas avec votre base de données, c'est refuser d'entrer dans le XXIe siècle..
Notre solution : Intégration d'API de téléphonie cloud (VoIP)
Chez LANZA ESTUDIO, nous connectons la voix aux données de votre entreprise. En tant qu'experts Cloud, nous remplaçons votre câblage par des numéros virtuels et intégrons les meilleures API de téléphonie cloud (telles que Twilio ou Aircall) directement dans les entrailles de votre CRM ou logiciel sur mesure.
- Identification de l'appelant (écran contextuel) : L'API croise le numéro entrant avec votre base de données en quelques millisecondes, ouvrant automatiquement le dossier du client, ses dernières factures et ses rendez-vous en attente sur l'écran du réceptionniste.
- Routage cloud intelligent : Si le client dispose déjà d'un commercial ou d'un médecin attitré, l'architecture Cloud renvoie l'appel directement sur le poste de ce collaborateur sans passer par la réception.
- Enregistrement automatique des activités : Le système enregistre la durée, la date et l'employé qui a répondu à l'appel, en sauvegardant éventuellement l'enregistrement audio dans le dossier du client pour de futurs audits.
- Appels en un clic (Click-to-Call) : Votre équipe n’a plus besoin de saisir les chiffres à la main sur un clavier ; Il leur suffit de cliquer sur le téléphone dans le CRM et l'appel démarre automatiquement via l'ordinateur ou le casque.
Le réel impact sur l’accueil de votre PME
- Service client ultra rapide : Vous réduisez la durée moyenne de chaque appel en éliminant l'interrogation initiale, permettant ainsi à votre personnel de servir plus de clients en moins de temps.
- Effet « Wow » sur vos acheteurs : Vous éblouissez vos clients lorsque vous décrochez le téléphone, les saluez par leur nom et leur posez directement des questions sur leur dernier projet.
- Mobilité et travail à distance total : La téléphonie étant dans le cloud et liée au logiciel, vous ou vos collaborateurs pouvez répondre aux appels de l'entreprise depuis n'importe quel ordinateur portable à la maison comme si vous étiez au bureau.