Zittert Ihre Finanzabteilung jeden Monat, wenn sie Überraschungsrechnungen von Lieferanten für Einkäufe erhält, die von keinem Geschäftsführer formell genehmigt wurden?
In industriellen KMU, Bauunternehmen oder Agenturen mit mehreren Abteilungen ist der interne Einkaufsprozess oft ein Desaster. Ein Projektleiter benötigt dringend Material, sendet eine E-Mail an den Direktor, die E-Mail geht verloren, und aufgrund der Dringlichkeit tätigt er trotzdem die Bestellung. Wochen später erhält die Verwaltung eine überhöhte Rechnung, die den Cashflow durcheinanderbringt. Diese Budgetkontrolle, bekannt als "Geisterausgaben", frisst die Gewinnmargen auf und führt zu schmerzhaften internen Audits.
Die Falle starrer ERPs und Papierformulare
Um die Ausgaben zu kontrollieren, zwingen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter, langsame Papierformulare auszufüllen oder sich mit den Einkaufsmodulen traditioneller ERPs auseinanderzusetzen, die Dutzende von Klicks und teure Benutzerlizenzen erfordern. Einem Außendienstmitarbeiter zu befehlen, einen Computer einzuschalten und sich durch komplexe Software zu navigieren, um ein paar Schrauben zu bestellen, garantiert, dass er den Prozess komplett überspringt.
Unsere Lösung: Datenbank und Genehmigungsportal für Einkäufe
Bei LANZA ESTUDIO digitalisieren wir Ihre Ausgabenpolitik. Als Softwarearchitekten entwerfen wir eine relationale Datenbank und ein maßgeschneidertes Einkaufsportal, in dem jeder Cent automatische Genehmigung gemäß Ihren eigenen hierarchischen Regeln erfordert.
- Genehmigungsregel-Engine: Wir konfigurieren die Logik Ihres Unternehmens in der Datenbank, sodass Einkäufe unter hundert Euro automatisch genehmigt werden, während höhere Ausgaben die digitale Unterschrift des Geschäftsführers erfordern.
- Ultraleichtes Anfrageportal: Wir entwickeln eine einfache mobile Schnittstelle, in der der Mitarbeiter das Budget des Lieferanten im PDF-Format hochlädt und die Bestellung mit zwei Klicks von überall aus anfordert.
- Echtzeit-Benachrichtigungen und Nachverfolgbarkeit: Die Software sendet eine sofortige Benachrichtigung an die zuständige Person, die die Ausgabe mit nur einem Klick von ihrem eigenen Telefon genehmigen oder ablehnen kann.
- Automatische Erstellung von Bestellungen (PO): Nach Genehmigung generiert das System eine offizielle Bestellnummer und blockiert diesen Posten im Jahresbudget der jeweiligen Abteilung.
Die tatsächliche Auswirkung auf Ihre Unternehmensfinanzen
- Eliminierung von Überraschungsrechnungen: Die Verwaltung lehnt automatisch jede Lieferantenrechnung ab, die nicht mit ihrer vom System generierten Bestellnummer versehen ist.
- Absolute Kontrolle über den Cashflow: Der Finanzdirektor kann in Echtzeit-Panels sehen, wie viel Budget jede Abteilung verbraucht hat und welche Ausgaben auf Genehmigung warten.
- Betriebliche Agilität ohne Reibungsverluste: Sie beseitigen Engpässe durch E-Mails, sodass Ihr Produktionsteam die benötigten Materialien schnell und immer gemäß den Vorschriften beschaffen kann.